Een bedrijf registreren op een virtueel adres: kan dat

Het starten van een onderneming brengt administratieve verplichtingen met zich mee, waaronder het inschrijven van je bedrijf bij de Kamer van Koophandel (KvK). Sommige ondernemers overwegen hiervoor een virtueel adres, bijvoorbeeld om hun woonadres te beschermen of om een professionelere uitstraling te krijgen. Benieuwd naar de mogelijkheden van een virtual office in Amsterdam? In dit artikel bespreken we wat een virtueel adres is, hoe het werkt en wat de regels zijn rondom registratie.

Wat is een virtueel adres?

Een virtueel adres van Amsterdam Offices is een zakelijk adres dat je kunt gebruiken zonder dat je daadwerkelijk een fysieke kantoorruimte hebt op die locatie. Dit kan handig zijn voor ondernemers die veel vanuit huis of het buitenland werken, maar toch een officieel postadres willen voor zakelijke correspondentie. Vaak wordt zo’n adres beheerd door een bedrijf dat postdiensten aanbiedt, zoals het doorscannen of doorsturen van post.

Hoe werkt een postadres?

Bij het huren van een postadres zijn er verschillende mogelijkheden om je post te beheren. Sommige aanbieders scannen de binnenkomende post en sturen deze als een pdf-bestand naar je e-mail, zodat je overal ter wereld toegang hebt tot je zakelijke correspondentie. Andere bedrijven bieden de optie om post fysiek door te sturen, vaak op wekelijkse basis. Welke optie het beste is, hangt af van je voorkeuren en de mate van privacy die je wenst.

Voordelen van een virtueel adres

Een virtueel adres biedt ondernemers tal van voordelen, zoals een professionele uitstraling die vertrouwen wekt bij klanten en zakenpartners, terwijl tegelijkertijd de privacy wordt gewaarborgd doordat het privéadres niet openbaar hoeft te worden gemaakt. Daarnaast verhoogt het de efficiëntie, omdat post wordt verwerkt en gesorteerd, waardoor dagelijkse controle van de brievenbus overbodig wordt. Voor ondernemers die veel reizen is het een praktische oplossing, omdat digitale postscans hen altijd op de hoogte houden van belangrijke correspondentie. Bovendien bieden veel aanbieders extra services, zoals vergaderruimtes, telefoondiensten en flexibele werkplekken, wat de zakelijke flexibiliteit en professionaliteit verder vergroot.

Is een virtueel adres een geldig vestigingsadres voor de KvK?

Hoewel een virtueel adres veel voordelen heeft, mag het niet langer worden gebruikt als officieel vestigingsadres voor KvK-registratie. Dit betekent dat je je bedrijf niet op een virtueel adres kunt inschrijven als vestiging, tenzij je op die locatie ook daadwerkelijk werkt en klanten ontvangt. Dit beleid is ingevoerd om misbruik van postbusbedrijven als fictieve vestigingen tegen te gaan.

Daarnaast geldt dat als je ingeschreven staat bij een bedrijfsverzamelgebouw, maar minder dan 40 uur per week op kantoor aanwezig bent, je verplicht bent je vestigingsadres te wijzigen. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat de KvK je bedrijf uit het Handelsregister verwijdert.

Waar moet je jouw bedrijf dan inschrijven?

Volgens de regels van de KvK moet een bedrijf geregistreerd worden op het adres waar de bedrijfsactiviteiten daadwerkelijk plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld je thuisadres zijn als je vanuit huis werkt. Je kunt dit adres vervolgens wel aanpassen in je zakelijke communicatie en een virtueel adres gebruiken voor post en correspondentie.

Hoe kom je aan een virtueel adres?

Er zijn in Nederland meerdere bedrijven die virtuele adressen aanbieden. Voor een bedrag van ongeveer €30 tot €50 per maand kun je een zakelijk postadres huren. Vaak bieden deze bedrijven verschillende abonnementen, waarin naast het postadres ook diensten zoals flexibele werkplekken en vergaderruimtes worden aangeboden. Is dit wat voor jou? Laat je vandaag nog informeren!