Een beurs organiseren: hoe gaat dat in zijn werk?

Bij het organiseren van een beurs vraagt heel wat tijd en energie. Mensen die naar een beurs gaan doen dat om een specifieke reden. Ze zijn op zoek naar algemene informatie die aansluit bij hun professionele interesses of werkzaamheden. Ze zijn zich aan het oriënteren op nieuwe producten en diensten die voor hen interessant kunnen zijn. Het organiseren van een beurs is dus een perfecte manier om met potentiële klanten in contact te komen. In dit artikel lees je wat er komt kijken bij het organiseren van een beurs.

Doelstellingen bepalen

Voor de organisatie van een beurs is belangrijk dat er haalbare doelen worden opgesteld. Wat is de aanleiding voor de beurs en welke doelgroep moet er bereikt worden? Met duidelijke doelstellingen is het makkelijker om vorm te geven aan het organiseren van de beurs. Als de doelstellingen zijn bepaald is het belangrijk om een organisatieteam samen te stellen. Hierbij moeten de verschillende teamleden over verschillende kwaliteiten.

Budget bepalen

Niet geheel onbelangrijk is het bepalen van het budget. Begin met het maken van een globale inschatting van de kosten en vraag vervolgens offertes op om te kijken of deze inschatting klopt. Reken hierbij ook de kosten voor sponsoren mee. Het is altijd mogelijk om het budget op een later moment bij te stellen. 

Locatie en datum 

Het is belangrijk bij het kiezen van een datum dat deze ver in de toekomst ligt en dat je deze ruim van tevoren bekend maakt. Zo kunnen bezoekers het evenement van tevoren in hun agenda inplannen. Houd bij het kiezen van een datum ook rekening met bekende en minder bekende feestdagen. Een andere taak is het kiezen van de juiste locatie. De locatie moet worden afgestemd op de doelgroep, de grootte van de beurs en dat wat je wil uitstralen. Breng een bezoek aan een aantal verschillende locaties zodat je weloverwogen de beste keuze kunt maken.

Zorg dat er voldoende voorzieningen beschikbaar zijn

Kijk bij het uitkiezen van de locatie of alle benodigde voorzieningen aanwezig zijn. Hierbij kun je denken aan genoeg sanitair, catering en apparatuur. Het kan zijn dat je extra apparatuur moeten huren. Zorg bijvoorbeeld voor voldoende Ipads voor het geven van workshops en demo’s door standhouders of sprekers. Er zijn meerdere bedrijven die IPads te huur hebben. Hetzelfde geldt voor het huren van headsets. Zorg altijd dat er voldoende headsets met microfoons aanwezig zijn op het evenement zodat je op de dag zelf niet voor verrassingen komt te staan.