Geld besparen door middel van project planning software

Projecten inplannen waarbij meerdere personeelsleden betrokken zijn, kan erg lastig zijn. Zeker wanneer u in de buitendienst werkt is het lastig om ervoor te zorgen dat het voor iedereen duidelijk is, wat de planning is en wat er precies moet gebeuren. Het is verstandig om hierbij gebruik te maken van project planning software zodat je geld bespaart en voor iedereen een duidelijke planning kunt maken. Hoe een app voor project planning precies werkt, verklaren we nader in dit artikel.

Alle neuzen dezelfde kant op

Allereerst is het erg fijn aan de project planning software dat iedereen inzicht heeft in alle projecten. Dat betekent dat elke werknemer op de hoogte is van wie, wanneer en waar, wat aan het doen is. Dat verbetert de communicatie in sterke mate en zorgt ervoor dat er niet onnodig heen en weer gebeld hoeft te worden waardoor er tijd verspild wordt. Daarnaast valt het op deze manier sneller op als er ergens iets fout gaat zoals een dubbel ingeplande afspraak. Iedereen heeft namelijk inzicht in de werkzaamheden die per dag uitgevoerd moeten worden en er kan vooruitgekeken worden. Dat is alvast een kleine manier waarop snel geld bespaard wordt en de onderlinge communicatie verbetert. Zeker op lange termijn scheelt een gestroomlijnde communicatie veel geld.

Administratie

Het punt waar een projectplanning app het beste bij helpt wanneer we het hebben over geld besparen, is de administratie die nu via de app gedaan kan worden. Een paar voordelenzijn:

• Geen losse papieren
• Geen onleesbare handschriften
• Direct in het systeem

Het process van facturen versturen wordt door een project planning app vele malen sneller uitgevoerd. Dat zorgt ervoor dat de factuur zelf ook sneller betaald wordt en dat er niet bijvoorbeeld een moment per week is waarop iemand alle facturen indient. Er kan meteen via de project planning software app door beide partijen een handtekening geplaatst worden. Dat scheelt een hoop geld omdat er veel minder lang over gedaan wordt en omdat er telkens direct facturen verzonden worden.

Grote projecten

Zeker wanneer er een groot project plan gemaakt moet worden is het aan te raden om gebruik te maken van project planning software. Door de overzichtelijkheid van de software is het gemakkelijker om een speciaal project aan te maken. Daaraan kunnen de betrokken werknemers toegevoegd worden en kunnen er losse taken verdeeld worden per werknemer. Het kan soms lastig zijn om een groot project overzichtelijk te houden maar door de efficiëntie van een project planning app is dit gemakkelijk voor alle werknemers. Alle nodige gegevens kunnen in de app gezet worden en wanneer er iets aangepast moet worden kan dit vanaf elk mobiel device geregeld worden en krijgen alle leden van het project een melding.  Daarnaast bestaat er geen discussie over welke werkzaamheden er zijn uitgevoerd en hoe lang hierover is gedaan omdat dit zeer precies wordt bijgehouden in de app.

Professionele uitstraling

Een bijkomend voordeel, wat niet zozeer effect heeft op het financiële plaatje, is dat je onderneming meteen een meer professionele uitstraling heeft. Niet geheel onbelangrijk uiteraard en dat zou zelfs kunnen leiden tot meer klanten. Al met al zijn er veel voordelen van een project planning app en wanneer u een onderneming in de buitendienst heeft is het aan te raden hier gebruik van te maken aangezien het: geld bespaart, er professioneel uitziet en de communicatie verbetert.